Tietosuoja

Tietosuoja Spesiassa

Me Ammattiopisto Spesiassa työskentelevät suhtaudumme vakavasti henkilön yksityisyyden suojaan kaikessa toiminnassamme. Tämän vuoksi pidämme henkilötietojen huolellista ja turvallista käsittelyä ensiarvoisen tärkeänä.

Noudatamme henkilötietoja käsitellessä lakia, hyvää tiedonhallinta- ja käsittelytapaa sekä varovaisuutta. Toimimme niin, ettei rekisteröityjemme eli opiskelijoiden, asiakkaidemme ja oman henkilöstömme yksityiselämän suojaa tai muita perusoikeuksia loukata.

Mitä tietosuoja tarkoittaa?

Tietosuojalla tarkoitetaan ihmisen oikeutta omiin henkilötietoihinsa. Se on yksityisyyden ja luottamuksen turvaamista eli esimerkiksi henkilötietojen oikeaoppista käsittelyä ja niiden suojaamista luvattomalta käytöltä ja muulta käsittelyltä.

Me spesialaiset ajattelemme, että tietosuoja on yhtäältä henkilön oikeutta omiin tietoihinsa, ja toisaalta kaikkien muiden tahojen velvollisuutta toimia siten, että tämä oikeus myös toteutuu.

Tietosuojassa on siis rekisterinpitäjän, eli Spesian näkökulmasta kyse velvollisuudesta huolehtia siitä, että meille luovutettuja henkilötietoja käsitellään ainoastaan lain mukaisesti!

Mitä henkilötiedot ovat?

Henkilötiedot ovat kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön eli rekisteröityyn liittyviä tietoja.

Tunnistettavissa olevana pidetään luonnollista henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen, kuten nimen, henkilötunnuksen, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen taikka yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella.

Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn periaatteet Spesiassa?

Noudatamme henkilötietoja käsitellessämme lakia, hyvää tiedonhallinta- ja käsittelytapaa sekä varovaisuutta.

Toimimme niin, ettei opiskelijoiden, asiakkaidemme ja oman henkilöstömme yksityiselämän suojaa tai muita perusoikeuksia loukata.

Käsittelemme meille luovutettuja henkilötietoja aina asianmukaisesti ja läpinäkyvästi.

Keräämme henkilötietoja tapauskohtaisesti tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten, emmekä käsittele niitä myöhemmin näiden tarkoitusten kanssa yhteen sopimattomalla tavalla.

Huolehdimme siitä, että keräämme rajoitetusti vain niitä henkilötietoja, jotka ovat asianmukaisia ja olennaisia suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään.

Toteutamme kaikki mahdolliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että henkilötiedot pidetään täsmällisinä ja että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat ja virheelliset henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

Käsittelemme henkilötietoja siinä muodossa, josta rekisteröity tunnistetaan ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten.

Käsittelemme henkilötietoja siten, että varmistamme niiden asianmukaisen turvallisuuden.

Suojaamme henkilötiedot luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta

Mitä henkilötietoja keräämme?

Keräämme rekisteröidyiltä eli opiskelijoiltamme, asiakkailtamme ja omalta henkilöstöltämme lakisääteisten tehtäviemme ja palvelujemme tuottamisen käyttötarkoituksen kannalta asianmukaisia ja olennaisia tietoja.

Lakisääteisten tehtäviemme tai palvelujemme käyttötarkoitukset määrittävät sen, minkälaista tietoa henkilöistä keräämme missäkin tilanteessa.

Voimme kerätä esimerkiksi,

  • koulutustehtävään sekä opiskeluhuoltotoimintaan liittyviä tietoja ja merkintöjä, jotka ovat välttämättömiä hyvän opetuksen tai opiskeluhuollon järjestämisen kannalta,
  • asiakkaittemme ja eri sidosryhmiemme yhteystietoja ja yhteistyön hoitamiseen liittyviä merkintöjä,
  • asiantuntijapalveluiden ja kehittämisen toimintaan ja tehtävien hoitamiseen liittyviä merkintöjä,
  • oman henkilöstömme henkilötietoja ja henkilöstöhallinnon lakisääteisiin tehtäviin liittyviä merkintöjä,
  • mahdollisia henkilötietojen käyttöä koskevia suostumuksia, rajoituksia tai kieltoja

Tallennetuista henkilötiedoista olemme laatineet tietosuojaselosteet, joissa yksityiskohtaisempaa tietoa henkilötietojen käsittelystä. Löydät ne alempaa tältä samalta sivulta.

Mistä saamme henkilötietoja?

Saamme henkilötietoja rekisteröidyltä itseltään.

Saamme tietoja myös sidosryhmiltämme ja viranomaisten ylläpitämistä julkisista rekistereistä esim. opetushallituksen opintopolku-palvelusta.

Mihin tarkoituksiin tietoja keräämme?

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme rekisteröityjemme eli opiskelijoiden, asiakkaiden ja yhteistyökumppaneidemme sekä henkilöstömme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin.

Keräämiemme henkilötietojen perusteella:

  • voimme järjestää opiskelijoille laadukkaita koulutus- ja opiskeluhuoltopalveluja.
  • voimme toimia hyvänä ja luotettavana yhteistyökumppanina asiakas ja sidosryhmiemme kanssa.
  • voimme hoitaa asianmukaisesti oman henkilöstömme työntekoon liittyvät lakisääteiset tehtäviä
Kuka henkilötietoja käsittelee ja kenelle tietoja luovutetaan?

Rekisteröityjen henkilötietoja voivat käsitellä vain ne työntekijämme, joiden työtehtäviin kyseessä oleva henkilötietojen käsittely kuuluu.

Luovutamme saamiamme tietoja sivullisille vain asianomaisen suostumuksella tai silloin, kun tietojen luovuttaminen perustuu lainsäännökseen.

Käytämme luotettavia palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelyn tukena muun muassa IT-järjestelmien ylläpito- ja kehitystehtävissä sekä palveluiden tuottamisessa. Nämä asiantuntijat käsittelevät henkilötietoja meidän toimeksiannostamme. Tietojen käsittelyssä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä. Tämä taataan organisaatioiden välille tehtyjen sopimusten avulla.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan, kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kun säilytys perustuu lain velvoitteeseen.

Esimerkiksi opiskelijoiden henkilötietoja säilytämme koko opiskeluajan ja arkistointi sekä tilastointi tarkoituksia varten myös opiskelun päättymisen jälkeen, Spesian arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterinpitäjänä Spesia ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.

Miten käytämme evästeitä?

Evästeet lyhyesti

Spesian nettisivut käyttävät evästeitä (cookies).
Eväste on pieni tekstitiedosto,
joka tallentuu sivulla käyneen tietokoneeseen tai puhelimeen.
Evästeiden avulla Spesia saa tietoa sivun käytöstä.
Se auttaa meitä parantamaan sivua.
Emme seuraa henkilöitä, vaan sivun käyttöä yleisesti.

Silloin kun sivumme sisältö on yhteydessä muihin sivuihin,
kuten Facebook, Instagram tai YouTube,
myös nämä voivat kerätä tietoja toiminnastasi. 
Näitä kutsutaan kolmannen osapuolen evästeiksi.

Jos haluat, voit estää tai rajoittaa evästeitä vasemman alanurkan evästeasetuksista.

Evästeistä tarkemmin

Käytämme evästeitä seurataksemme ja analysoidaksemme sivujemme käyttöä. Evästeiden kautta keräämme tietoa muun muassa siitä, kuinka moni käyttää palveluitamme, kauanko sivuillamme vietetään aikaa ja mitä sivuiltamme etsitään.

Sivustoillamme on myös kolmannen osapuolen evästeitä, mikä tarkoittaa sitä, että yhteistyökumppanimme voivat asettaa evästeitä koneellesi, kun käyt verkkosivuillamme. Ostamme näiltä palveluntarjoajilta mm. raportointi- ja analytiikkatyökaluja (esim. Google Analytics), joiden kautta saatua tietoa hyödynnämme myös omassa toiminnassamme.

Sivumme voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi YouTube-videoita). Upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla. Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa.

Palveluissamme on käytössä myös niin sanottuja yhteisöliitännäisiä kuten Facebook ja Instagram. Mikäli olet sallinut evästeiden käytön yhteisöliitännäisten palveluissa, on mahdollista, että nämä palveluntarjoajat keräävät vastaavalla tavalla tietoja asioinnistasi sivuillamme.

Voit itse vaikuttaa siihen, mitä evästeitä päätelaitteellesi saa asentaa.

Tullessasi sivustollemme, sinua pyydettiin sallimaan tai hylkäämään evästeet. Voit muuttaa tai tarkentaa valintaasi myös myöhemmin. Se tapahtuu sivun vasemmassa alanurkassa olevista evästeasetuksista (rataskuvake). Sitä klikkaamalla pääset muokaamaan evästeasetuksia.

Mitkä ovat rekisteröitynä sinun oikeutesi?

Tietosuoja on ihmisten yksityiselämän suojaamista. Siihen kuuluu jokaisen oikeus omiin henkilötietoihinsa. Oikeuksiesi perusperiaatteena on henkilötietojen suojaaminen oikeudettomalta ja henkilöä vahingoittavalta tietojen käytöltä.

Tietojen tarkastaminen ja oikaiseminen

Sinulla, meidän rekisteröitynämme, on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilötietosi.

Sinulla on myös oikeus vaatia oikaistavaksi tai täydennettäväksi rekisterissä oleva käsittelyn kannalta virheellinen tai puutteellinen sinua koskeva henkilötieto.

Tarkastuspyynnön tai korjauspyynnön teet toimittamalla kirjallisen ja allekirjoitetun tarkastus- tai korjauspyynnön sinua lähinnä olevan toimipaikkamme opintotoimistoon. Näin voimme todentaa henkilöllisyytesi, sillä voimme antaa tiedot vain tarkastus- tai korjausvaatimusoikeutta käyttävälle henkilölle itselleen.

Mitä perustellumpi, yksilöidympi ja selkeämpi tarkastus- tai korjausvaatimus on, sitä paremmin pystymme sen käsittelemään. Korjaamme pyynnöstä virheellisen tai puutteellisen henkilötiedon tai annamme kirjallisen kieltäytymistodistuksen, josta ilmenee ne syyt, joiden vuoksi emme ole hyväksyneet korjausvaatimusta.

Pyynnöt voit tehdä oheisilla lomakkeilla: 

Tarkastuspyyntö-lomake
Oikaisuvaatimus-lomake

Oikeus poistaa tiedot

Joissakin tilanteissa sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot rekistereistämme. Tämä voi toteutua esimerkiksi silloin, jos henkilötietojasi ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, johon ne on kerätty tai perut antamasi suostumuksen, joka on ollut edellytys henkilötietojesi käsittelylle.

Tietojen käsittelyn rajoittaminen

Sinulla on oikeus pyytää, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi silloin, kun kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden.

Oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista ei kuitenkaan koske tilanteita, joissa käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseemme.

Tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen

Jos henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, sinulla on oikeus saada itse toimittamasi henkilötiedot meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus saada tietosi siirrettyä toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

Tietojen käsittelyn vastustaminen

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Poissulkien tilanteet, kun tietoja käsitellään yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi, rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi tai rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolten oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.

Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin sekä henkilötiedoilla suoritettavaa profilointia.

Valitusoikeus

Pyrimme selvittämään ja ratkaisemaan mahdolliset ongelmat suoraan kanssasi. Sinulla on kuitenkin oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos olet sitä mieltä, että henkilötietojasi on käsitelty voimassa olevan tietosuojasääntelyn vastaisesti.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Puh. 029 566 6700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Tietosuojavaltuutetun toimisto

Tietosuojaseloste kertoo miten tietoja käsitellään

Ammattiopisto Spesian tietosuojatyössä suunnitellaan, päätetään ja dokumentoidaan, miten rekisteröityjen eli opiskelijoiden, asiakkaiden, ja henkilöstön henkilötietoja käsitellään. 

Samalla varmistetaan ja dokumentoidaan, että arjessa myös toimitaan päätösten ja ohjeiden mukaisesti.

Me haluamme kertoa avoimesti tekemästämme henkilötietojen käsittelystä, siksi olemme laatineet myös tietosuojaselosteet, joiden avulla kerromme selkeästi ja tiiviissä muodossa, miten kyseessä olevan henkilörekisterin henkilötietoja käsitellään.

Tietosuojaselosteesta saat käsityksen käsittelyn vaiheista ja pystyt seuraamaan, toimimmeko me lupauksiemme mukaisesti.

Tietosuojaselosteet:

Tietosuojaseloste 1

rsbhtrsnjtyr

Spesian tietosuojavastaava

Jarkko Seiluri

koulutuspäällikkö
Järvenpää
044 765 1511
Jarkko.Seiluri@spesia.fi
Tietosuojavastaava